Table of Contents

• Module 0. 개요
• Module 1. 12.1 Plan Purchases and Acquisitions(구매 및 획득 계획 수립)
• Module 2. 12.2 Plan Contracting(계약체결 계획)
• Module 3. 12.3 Request Seller Responses(공급자 응답요청)
• Module 4. 12.4 Select Sellers(공급자 선정)
• Module 5. 12.5 Contract Administration(계약관리)
• Module 6. 12.6 Contract Closure(계약종료)

Module 0. 개요

Project Procurement Management의 정의

• 프로젝트 외부에서 프로젝트의 성공을 위해 필요한 제품,서비스 등을 구매(구매)
• 계약 및 변경통제, 계약 종료까지의 프로세스 관리
• Seller(공급자) : 프로젝트 외부에 존재
• Buyer(구매자) : 프로젝트 팀 - PMBOK의 기술관점

Module 1. 12.1 Plan Purchases and Acquisitions(구매 및 획득 계획 수립)

whether to, how to, what to, how much to, when to --> procurement management plan(구매관리 계획서)

• procure management plan의 내용
  • 계약의 유형
  • 예정가격의 활용 여부 및 작성자
    예정가격이란 공급자가 수용자의 제안을 받기 전에 해당 사업을 수행하기 위하여 필요한 적정 예산을 자체적 또는 제 3가가 객관적으로 도출한 것을 의미
  • 구매관련 표준문서
  • 구매에 영향을 미치는 프로젝트 전체 일정과 예산의 제약조건
  • 우수공급자목록
  • 계약 업무범위서(contract SOW) 정의를 위한 템플릿
  • 공급자 성과를 평가할 수 있는 지표(metric)

Inputs

• Enterprise Environmental Factors
• Organizational Process Assets
• Project Scope Statement
• Work Breakdown Structure
• WBS Dictionary
• Project Management Plan
  • Risk register
  • Risk-related contractual agreements
  • Activity resource requirements
  • Project schedule
  • Activity cost estimates
  • Cost baseline

Tools & Techniques

• Make-or-Buy Analysis

• Expert Judgment
• Contract Types(계약의 유형)
  • Fixed price, Lump Sum, Turn Key contracts(확정가 계약)
    업무가 명확하게 정의 되었을 때 적합.
    공급업체가 받을 총 금액을 계약 시에 확정하므로 종료 시에 얼마의 이익이 남을 지 알 수 없음.

    FP	Fixed Price	확정금액	원가부담으로 인해 공급자 부실위험, 업무범위 정의를 위해 공급자의 시간과 비용필요
    FPIF	Fixed Price Incentive Fee	확정금액 + 인센티브	납기단축, 품질 우수 시 공급자에게 인센티브

  • Cost-reimbursable contracts(원가정산계약)
    업무가 명확하게 정의되지 않은 경우에 적합한 계약 형태

    CPFF	Cost Plus Fixed Fee	발생원가(간접비 포함)+ 확정이익	이익금액을 사전에 확정
    CPIF	Cost Plus Incentive Fee	발생원가(간접비 포함)+ 확정이익 + 인센티브	원가절감으로 인한 이익을 수요자와 공급자가 공유
    CPPC	Cost Plus Percentage of Cost	발생원가(간접비 포함) * 계약 시 합의한 이익률	공급자의 작업진척 관리 필요, 비영리업체와의 계약일 경우

  • Time and material contracts(혼합형 계약, 단가계약)
    긴급하게 계약을 체결이 필요할 경우, 프로젝트 규모가 작을 때.
    사전에 단가를 확정하고 수행기간 또는 투입량에 따라 대가를 지급.
    기본단가(확정) * 발생시간(개수)

low <---- 공급자의 위험도 ----> high

high <---- 구매자의 위험도 ----> low

Outputs

• Procurement Management Plan
• Contract Statement of Work
  Project Scope Statement와 WBS에 근거하여 작성하며, 공급자가 주어진 업무를 완성할 수 있는지 정확히 평가할 수 있어야 하며,
  업무범위뿐만 아니라 성능, 품질 등에 대한 내용 포함
  • 공급 받을 제품이나 서비스에 대해 공급자가 정상적으로 실행할 수 있는 지에 대한 설명
  • 제품 사양, 품질 수준, 수행기간, 업무수행장소
  • 성과보고, 사후 유지보수 등 공급업체가 계약에 따라 수행해야 하는 부가적인 서비스들
• Make-or-Buy Decisions
• Requested Changes

Module 2. 12.2 Plan Contracting(계약체결 계획)

공급자 응답 요청 프로세스와 공급자 선정 프로세스를 지원하는 데 필요한 문서를 작성

• Single Vendor VS Sole Vendor
  경쟁 입찰 없이 단독 업체와 계약을 하는 수의계약
  • Single Vendor: 회사에서 지정한 공식 지정업체
  • Sole Vendor: 독과점 업체로 경쟁회사가 없는 경우

Inputs

• Procurement Management Plan
• Contract Statement of Work
• Make-or-Buy Decisions
• Project Management Plan
  • Risk register
  • Risk-related contractual agreements
  • Activity resource requirements
  • Project schedule
  • Activity cost estimates
  • Cost baseline

Tools & Techniques

• Standard Forms
  표준계약서, 구매품목에 대한 표준 명세서, 비밀유지약정, 제안서 평가 기준 점검목록 및 필요한 모든 부분에 대한 표준화

• Expert Judgment

Outputs

• Procurement Documents
  구매문서는 잠재 공급자로부터 제안서를 받는데 사용.

• 입찰서, 입찰견적서, 견적서: 공급자 선정 의사결정이 가격을 기초로 하는 경우
• 제안서: 기술적 기량이나 기술적 접근 방법과 같은 기타 고려사항을 중시

• • IFB(Invitation for Bid): 입찰안내서
  • RFP(Request for Proposal): 제안요청서
    배경, 응답수행절차, 제안서 준비가이드라인, 평가기준, 견적서 양식, 업무범위, 계약서에 포함될 항목과 조건 등을 기술
  • RFQ(Request for quotation): 견적 요청서
  • IFN(Invitation for negotiation): 협상안내서
  • CIR(Contractor initial response): 계약자 초기 답변서

• Evaluation Criteria
  제안서 평가에 사용되는 평가기준을 개발.
  • Understanding of need
  • Overall or life-cycle cost
  • Technical capability
  • Management approach
  • Technical approach
  • Financial capacity
  • Production capacity and interest
  • Business size and type
  • References
  • Intellectual property rights
  • Proprietary rights
• Contract Statement of Work (Updates)

Module 3. 12.3 Request Seller Responses(공급자 응답요청)

잠재 공급자로부터 프로젝트 요구사항을 어떻게 충족시킬 수 있는지에 대한 입찰서 및 제안서와 같은
응답 문서를 획득하는 프로세스.
잠재 공급자에게 가장 중요한 프로세스이나 프로젝트 또는 구매자에 대한 직접적은 비용은 없다.

Inputs

• Organizational Process Assets
  잠재공급자 및 이전 유자격 공급자에 대한 정보
• Procurement Management Plan
• Procurement Documents

Tools & Techniques

• Bidder Conferences(사업설명회)
  입찰서 또는 제안서 작성 전에 잠재 공급자와 갖는 모임으로 질의응답을 통해 기술요구사항 및 계약 요구사항 등에 대해
  명확한 이해를 돕기 위한 회의.
• Advertising
• Develop Qualified Sellers List

Outputs

• Qualified Sellers List
• Procurement Document Package
  구매자가 작성하는 공식 요청서로 각 공급자에게 발송되며, 공급자가 구매 관련 문서에 정의 및 기술되어 잇는
  요청제품, 서비스 또는 결과에 대한 입찰서 및 제안서 작성의 기본자료
• Proposals
  공급자가 작성하는 문서로 구매관련 문서에 기술된 요청 제품 또는 결과를 공급자의 능력과 의향을 반영하여 작성

Module 4. 12.4 Select Sellers(공급자 선정)

입찰서, 제안서를 받은 후 평가기준에 따라 자격이 있는 공급자 선정
일반적으로 공급자 선정 기준 중 가장 우선인 것은 가격

Inputs

• Organizational Process Assets
• Procurement Management Plan
• Evaluation Criteria
• Procurement Document Package
• Proposals
  하나 이상의 성공적인 공급자를 위해 평가 기관이 사용할 기본정보 모음
• Qualified Sellers List
• Project Management Plan
  • Risk register
  • Risk-related contractual agreements

Tools & Techniques

• Weighting System
• Independent Estimates(개별산중 치, 예정가격산정)
  필수원가(Should-cost)산정 치라고도 함
  구매 조직에서 제안된 가격에 대한 확인 항목으로 고유의 개별 산정치를 준비
• Screening System
  하나 이상의 평가기준에 대한 성과의 최소요구사항을 설정, 가중치 부여 시스템과 개별 산정치를 사용
• Contract Negotiation
  계약서에 서명하기 앞서 상호간 합의를 도모할 수 있는 계약의 구조 및 요구조건을 명확히 하는 것.
  책임, 권한, 적용조항 및 법률, 기술 및 사업관리 방법, 소유권, 계약자금구매, 기술적 해결책, 전체 일정, 지불 및 가격 등을 포함
  프로젝트 관리자가 반드시 계약을 해야 하는 것은 아님
  • 계약 협상의 5가지 단계

    Protocol(협상안)	계약협상의 초기에 이루어지는 관계확립
    Probing(검토)	현안이슈, 상대방의 강약 점
    Scratch bargaining(가격조정)	Hardcore bargaining, 협상 및 조정
    Closure(협상종료)	입장정리 및 결로
    Agreement(합의)	합의사항 문서화, 실제로 문서에 서명한 상태, 서명은 합의의 중요한 요소

• • 계약협상의 전략 및 전술
    최종기한(Deadline), 철수(Withdrawal), 권한 밖(Limited Authority), 전략적 지연(Strategic Delay), Fait accompli(기정사실화), 불합리화(Unreasonable), 기습(Surprise), 부재중(Missing Man), 대안모색(Reasoning Together)

• Seller Rating Systems
  여러 조직에서 개발되면 공급자의 이전 성과, 품질, 등급, 인도 성과 및 계약 사항 준수와 같은 정보 사용
• Expert Judgment
• Proposal Evaluation Techniques
  객관적, 주관적 구성요소 모두 포함

Outputs

• Selected Sellers
• Contract
  • 공급자에게 명시된 제품, 서비스 또는 결과를 제공할 의무를 부여하고,
  • 구매자에게는 공급자에게 대금을 지불할 의무를 부여하는 상호 구속력을 가진 법적 합의서
  • 조항제목, 작업기술서, 일정, 수행기간, 역할 및 책임, 가격과 지불, 인플레이션 조정, 인수기준, 보증, 제품지원, 책임제한, 수수료, 유보 금, 위약금,
    성과급, 보험, 이행보증, 하청계약자 승인, 변경요청처리, 종결 및 분쟁 해결 방법 등을 포함
• Contract Management Plan
• Resource Availability
• Procurement Management Plan (Updates)
• Requested Changes

Module 5. 12.5 Contract Administration(계약관리)

공급자의 성과가 요구사항과 일치하고 구매자가 계약 조항대로 수행하도록 하는 프로세스
적절한 프로젝트관리 프로세스를 계약 관계에 적용하고, 이러한 프로세스로부터의 산출물을 프로젝트 전체 프로세스에 통합

• 연관프로세스
  • 4.4 프로젝트 실행 지시 및 관리
  • 10.3 성과보고
  • 8.6품질통제
  • 4.6 통합변경통제
  • 11.6 리스크 감시 및 통제
    공급자에 대한 지불 감시
    공급자가 작업을 얼마나 잘 수행하는 지 검토/문서화, 향후 관계를 위해 성과 또한 문서화

• 구매조직
  • 중앙집중
    • 장 : 경제적, 총괄적 계약관리, 계약업무의 전문화, 통합주문 가능
    • 단 : 주문량과다 시 병목현상, 프로젝트 특유의 요구사항에 대한 조치가 미흡
  • 프로젝트 중심 조직
    • 장 : 프로젝트 관리자의 통제권한 확대, 개별 프로젝트 요구사항 조치가능, 프로젝트 요구에 유연한 대응
    • 단 : 중복업무 수행, 원가증가, 표준화된 계약 정책 적용불가, 전문성 떨어짐

• 계약변경절차
  변경사항파악(Identification) -> 통보(Notification) -> 변경여부결정(Determination)
  -> 변경계약협상(Negotiation) -> 계약변경(Contract Modification)

Inputs

• Contract
• Contract Management Plan
• Selected Sellers
• Performance Reports
  **계약 조항에 따라 제공되는 공급자가 개발한 기술문서 및 기타 인도물 정보
  **공급자 성과보고서
• Approved Change Requests
  모든 변경사항은 시행되기 전에 공식적으로 서면을 통해 문서화 되고 승인
  구두로 논의되었지만 문서화되지 않은 변경 사항은 처리/시행 되지 않음
• Work Performance Information

Tools & Techniques

• Contract Change Control System
• Buyer-Conducted Performance Review
  계약서와 비교하며 원가/일정/범위 및 공급자의 진행과정을 체계적으로 검토
• Inspections and Audits
  공급자의 작업 프로세스 또는 인도물에 대한 취약점 확인 하기 위해 프로젝트 실행 중에 수행
• Performance Reporting
• Payment System
  공급자에 대한 지불은 일반적으로 구매자의 지불계정시스템을 통해 처리
• Claims Administration
  구매자와 공급자간 논쟁적인 변경사항을 청구, 분쟁, 또는 항의라고 함
  계약조건에 따라 계약관련 프로세스 전체에 걸쳐 문서화, 처리, 감시, 관리됨
• Records Management System
• Information Technology

Outputs

• Contract Documentation
• Requested Changes
• Recommended Corrective Actions
• Organizational Process Assets (Updates)
  • Correspondence(서신, 공문)
  • Payment schedules and requests(지불일정 및 요청)
  • Seller performance evaluation documentation(공급자 성과평가 문서화)
• Project Management Plan (Updates)
  • Procurement management plan
  • Contract management plan

Module 6. 12.6 Contract Closure(계약종료)

• 프로젝트 또는 프로젝트 단계별 적절한 각 계약의 종료
• 수요자와 공급자의 책임사항을 규정한 계약 내용의 이행을 확인하는 활동
• 일반적으로 종료 절차는 계약서에 명시하는 것이 일반적
• 프로젝트 조기 종료는 계약 종료의 특수한 경우(공급자와 수요자의 책임과 권한을 계약서에 명시)

• 계약 종료 vs 프로젝트 종료
  • 계약종료 : 각 계약건별, 산출물 인수
  • 프로젝트 종료 : 프로젝트차원, 공식인수 문서, 계약 종료와 행정종료를 포함(4.6 프로젝트 종료 참조)

• 계약종료, 프로젝트 종료 모두 업무의 완료를 검증(Verify)하고 검수(Accept)하는 활동을 포함

Inputs

• Procurement Management Plan
• Contract Management Plan
• Contract Documentation
• Contract Closure Procedure
  계약 종료 절차에 따라 공급자의 업무를 최종검수

Tools & Techniques

• Procurement Audits(구매감사)

• 구매 성공/실패를 확인하여 현재 프로젝트의 다른 구매계약이나 수행조직 내 다른 프로젝트에 참조

• Records Management System

Outputs

• Closed Contracts
  공급자에게 계약이 완료되었다는 내용의 공식적인 서면 통지서를 전달
• Organizational Process Assets (Updates)
  • Contract file
  • Deliverable acceptance
  • Lessons learned documentation